Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement Kleio

Opgesteld door het 84ste bestuur van Kleio met dank aan Dhr. F.G. Rotteveel Mansveld op 12 september 2014.
Herzien door het 87ste bestuur van Kleio op 14 februari 2017.
Herzien door het 88ste bestuur van Kleio met dank aan Prof. dr. mr. L. Witvliet op 13 februari en 26 juni 2018.

 

Bij lidmaatschap van studievereniging Kleio gaat men akkoord met haar Statuten en het Huishoudelijk Reglement.

Vergaderreglement

Artikel 1

Leden, ereleden en donateurs hebben spreekrecht tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV).

Artikel 2

Ereleden hebben tijdens de ALV hetzelfde stemrecht als gewone leden. Donateurs hebben geen stemrecht bij de ALV.

Artikel 3

Het bestuur vergadert in principe wekelijks, maar minimaal veertig keer per jaar.

Artikel 4

Toegang tot de bestuursvergadering hebben:

  1. Alle bestuursleden
  2. Personen die door het bestuur zijn uitgenodigd. Zij kunnen voor de hele vergadering, of voor bepaalde agendapunten worden uitgenodigd.

Artikel 5

Bestuursvergaderingen hebben een besloten karakter. Dientengevolge blijven alle besproken onderwerpen vertrouwelijk, behalve de onderwerpen die een open karakter hebben en in aanmerkingen komen voor publicatie en/of bespreking tijdens een ALV.

Artikel 6

Het bestuur roept op tot een ALV en doet dat op actieve wijze.

Artikel 7

Tijdens de jaarlijkse ALV komen de volgende punten ten minste aan de orde:

  1. De notulen van de vorige vergadering;
  2. Ingekomen stukken;
  3. Mededelingen van het bestuur;
  4. Het bestuurlijk jaarverslag;
  5. Het financieel jaarverslag;
  6. Het verslag van de kascommissie;
  7. De benoeming van de nieuwe kascommissie;
  8. Het beleidsplan voor het komende jaar;
  9. De begroting voor het komende jaar;
  10. Door het bestuur op de agenda geplaatste punten;
  11. Door leden op de agenda geplaatste punten. Deze dienen binnen een door het bestuur te stellen termijn schriftelijk aan de secretaris te zijn toegestuurd;
  12. De rondvraag.

Artikel 8

Leden hebben het recht van initiatief, amendement en interpellatie betrekking hebbende op het punt dat aan de orde is. De voorzitter bepaalt hiervoor een geschikt moment.

Artikel 9

Deelnemers aan de vergadering moeten hun naam en handtekening op de presentielijst zetten.

Artikel 10

  1. Stemmingen vinden in principe mondeling plaats.
  2. Indien de vergadering beslist schriftelijk te stemmen, zorgt het bestuur ervoor dat er voldoende stembiljetten aanwezig zijn.
  3. Een kandidaat is gekozen als deze een meerderheid van de totaal uitgebrachte stemmen op zich heeft verenigd.
  4. Indien bij een eerste stemming tussen meer dan twee personen de stemmen staken, vindt een herstemming plaats tussen de twee kandidaten met de meeste stemmen.
  5. Indien bij een tweede stemming tussen personen de stemmen opnieuw staken, beslist het lot.

Deelname aan activiteiten

Artikel 11

Leden en niet-leden kunnen zich schriftelijk inschrijven voor Kleio-activiteiten. Indien er sprake is van deelnamegeld, zullen niet-leden een hoger deelnamegeld moeten betalen dan leden.

Artikel 12

Het bestuur of de organiserende commissie (hierna te noemen ‘de commissie’) sturen een ontvangstbevestiging aan de deelnamekandidaten.

Artikel 13

  1. Indien zich meer personen hebben aangemeld voor een activiteit dan dat er plaatsen zijn, vindt selectie plaats in de volgende volgorde:
  2. Bestuursleden;
  3. Ereleden;
  4. Leden;
  5. Donateurs;
  6. Niet-leden.
  7. Indien binnen een van de bovenstaande groepen een selectie moet plaatsvinden, dan geschiedt dat via loting, die door minstens één bestuurslid wordt gecontroleerd. Indien het bestuur moet loten, vindt de controle plaats door een commissielid.
  8. Personen die in eerste instantie niet worden geselecteerd, komen op een wachtlijst.
  9. Indien selectie plaatsvindt, melden het bestuur of de commissie dat in de uitnodiging voor de activiteit. Zodra de selectie heeft plaatsgevonden, maakt het bestuur of de commissie de uitslag daarvan zo snel mogelijk bekend.
  10. Indien er geen expliciete selectiecriteria genoemd worden in de uitnodiging voor de activiteit, geldt er het principe van “wie het eerst komt, die het eerst maalt” en vol=vol.
  11. Het bestuur kan minderjarigen in bijzondere gevallen buiten de selectiecriteria om de toegang tot activiteiten ontzeggen.

Artikel 14

  1. Personen die zich opgeven voor een activiteit, gaan daarmee een betalingsverplichting aan.
  2. Geplaatste deelnemers en personen op de wachtlijst kunnen zich schriftelijk afmelden binnen een door het bestuur of de commissie te stellen termijn. Indien zij zich binnen deze termijn schriftelijk afmelden, vervalt de betalingsverplichting.
  3. Het bestuur of de commissie stuurt een ontvangstbevestiging van de afmelding.
  4. Indien er afmeldingen zijn, worden de vrijgekomen plekken volgens de selectiecriteria en vanuit de wachtlijst opgevuld.
  5. Indien een persoon op de wachtlijst staat na de plaatsingsprocedure, zich niet heeft afgemeld van de wachtlijst binnen de door het bestuur of commissie gestelde termijn en er plek vrijkomt op de deelnemerslijst, ontstaat er een betalingsverplichting voor deze persoon.
  6. Indien de afmeldtermijn is verstreken en een deelnemer zich afmeldt, blijft zijn betalingsverplichting bestaan. Deze betalingsverplichting vervalt indien er vervanging gevonden is, waarbij de personen op de wachtlijst voorrang hebben om benaderd te worden.

Artikel 15

  1. Er wordt een korting aan bestuursleden van studievereniging Kleio toegekend bij deelname aan meerdaagse activiteiten georganiseerd door studievereniging Kleio.
  2. Deze korting bedraagt 15% van de betreffende deelnemersprijs.
  3. Deze korting moet door organiserende commissie(s) worden inbegroot als kostenpost op de
    begroting van de activiteit in kwestie.
  4. Indien het bestuur de activiteit organiseert zal dezelfde korting gelden en zal deze op
    dezelfde wijze worden inbegroot, zoals beschreven in lid 1, 2 en 3.

Activiteiten en aansprakelijkheid

Artikel 16

  1. De vereniging is niet aansprakelijk voor onverantwoordelijk gedrag van deelnemers aan activiteiten.
  2. De vereniging is niet aansprakelijk voor verstoringen, annuleringen en wijzigingen in activiteiten die buiten haar macht vallen.

Artikel 17

Deelnemers dienen de aanwijzingen van het bestuur en de commissie tijdens activiteiten op te volgen.

Artikel 18

Het gebruik en bezit van verdovende middelen is tijdens reizen ten strengste verboden, met uitzondering van alcohol – indien dit volgens de wet legaal is – en noodzakelijke medicijnen.

Bestuurswisselingen

Artikel 19

  1. Met ingang van academisch jaar 2017-2018 zet het zittende bestuur jaarlijks een commissie op voor het voordragen van een nieuw bestuur, genaamd de sollicitatiecommissie.
  2. De sollicitatiecommissie bestaat uit twee leden uit het zittende bestuur, één oudbestuurslid van Kleio, één zittend bestuurslid van een willekeurige andere studievereniging van de Universiteit van Amsterdam (hierna te noemen “extern bestuurslid”) en één algemeen lid van Kleio.
  3. Het zittende bestuur is autonoom omtrent de voordracht van de afvaardiging uit het zittende bestuur voor de sollicitatiecommissie.
  4. Het zittende bestuur draagt een oud-bestuurslid van Kleio voor de sollicitatiecommissie voor aan de ALV. De ALV stemt over de voordacht en plaatsing van het sollicitatiecommissielid. Bij afwijzing zal het zittende bestuur een nieuw oudbestuurslid aandragen en wordt er opnieuw gestemd.
  5. Het zittende bestuur draagt een extern bestuurslid voor de sollicitatiecommissie voor aan de ALV. De ALV stemt over de voordacht en plaatsing van het sollicitatiecommissielid. Bij afwijzing zal het zittende bestuur een nieuw extern bestuurslid aandragen en wordt er opnieuw gestemd.
  6. Alle leden van Kleio kunnen een sollicitatiebrief sturen naar het zittende bestuur, binnen een door hen gestelde termijn, om te solliciteren voor de functie van algemeen lid binnen de sollicitatiecommissie. Het zittende bestuur zal een voorselectie maken naar aanleiding van de ingezonden sollicitatiebrieven. Uit deze voorselectie wordt vervolgens door loting bepaald welk algemeen lid in de sollicitatiecommissie komt.
  7. Uitgesloten voor de sollicitatie voor de positie van algemeen lid binnen de sollicitatiecommissie zijn: oud-bestuursleden van Kleio, zittende bestuursleden van Kleio en sollicitanten voor het nieuwste bestuur van Kleio.
  8. De sollicitatiecommissie heeft als doel het voordragen van een nieuw bestuur naar aanleiding van sollicitaties voor dergelijke posities en handelt hierin zelfstandig.
  9. De leden van het zittende bestuur die niet in de sollicitatiecommissie zitten mogen een adviserende rol spelen in de selectie van de nieuwe bestuursleden.

Contributiesysteem

Artikel 20

  1. Om lid te worden van Studievereniging Kleio moet u ingeschreven staan bij een Nederlandse universiteit en aan de hand van een studentnummer kunnen aantonen dat u studeert.

Artikel 21

  1. Een bachelorstudent betaalt bij inschrijving eenmalig een bedrag van €25,- als contributie voor het eerste jaar. Daarna is de contributie €10,- per jaar.
  2. Een bachelorstudent is vanaf het moment van inschrijven drie jaar lid. Vroegtijdige opzegging is mogelijk door het bestuur hierover te contacteren.
  3. Een masterstudent is één jaar lid en betaalt een bedrag van €10,- contributie.
  4. Het lidmaatschap van Kleio kan verlengd worden na de automatische stop door het bestuur hierover te contacteren. Dit kost €10 per jaar en geldt voor zowel bachelor- als masterstudenten.
  5. Het desbetreffende bedrag zal middels een automatische incasso per jaar worden geïnd. Wanneer een persoon zich inschrijft vóór 1 oktober zal het bedrag op 1 november van dat kalenderjaar worden geïnd. Wanneer een persoon zich inschrijft na 1 oktober, zal het bedrag via automatische incasso op 1 juni van het volgende kalenderjaar worden geïnd. Deze persoon is evengoed Kleio-lid voor dat studiejaar, ook al wordt het contributiegeld pas later geïnd.

Artikel 22

  1. Via de machtiging op het Word-Lid-formulier geeft u toestemming aan Studievereniging Kleio, Amsterdam om doorlopende incasso-opdrachten te sturen naar uw bank en uw bank om doorlopend de desbetreffende bedragen van uw rekening af te schrijven overeenkomstig de opdracht van Studievereniging Kleio, Amsterdam.
  2. Na het verzenden van het Word-Lid-formulier ontvangt u binnen twee weken van Kleio een bevestigingsmail, inclusief kopie van uw machtiging tot automatische incasso. Vanaf dit moment staat u officieel op de ledenlijst van Kleio en zal het geld geïncasseerd gaan worden.
  3. De machtiging die u afsluit door het Word-Lid-formulier te verzenden is 36 maanden geldig, vanaf het moment dat u uw bevestigingsmail (inclusief kopie van de machtiging) ontvangen heeft. Na de termijn van 36 maanden zult u opnieuw gevraagd worden een machtiging in te vullen, indien gewenst.

Artikel 23

  1. Als u binnen de termijn van 36 maanden uw lidmaatschap wenst op te zeggen, kunt u dit doen door een mail te sturen naar secretaris@kleio-amsterdam.nlonder vermelding van ‘Opzeggen lidmaatschap Kleio’. Vermeld in de email uw voor- en achternaam en studentnummer. Dit kan tot 31 augustus van het desbetreffende studiejaar. Indien u zich niet afmeldt voor 31 augustus, zal de incasso stilzwijgend verlengd worden tot u de 36 maanden bereikt heeft.
  2. Als u het niet eens bent met de incasso, kunt u uw geld binnen 8 weken zonder opgaaf van redenen storneren. Echter, in het geval van storneren wordt u direct uit het ledenbestand verwijderd, tenzij hierover anders gecorrespondeerd is met Studievereniging Kleio via info@kleio-amsterdam.nl.

Privacy

Artikel 24

  1. Leden van Kleio geven bij inschrijving voor de vereniging toestemming aan het bestuur om verstrekte persoonsgegevens te bewaren na het beëindigen van hun lidmaatschap.
  2. Het bestuur van Kleio is verplicht om verstrekte persoonsgegevens van (oud-)leden van Kleio te verwijderen als dit door het (oud-)lid verzocht wordt of als de wet dit voorschrijft.
  3. Leden van Kleio geven de vereniging toestemming om foto’s waarop zij verschijnen en gemaakt zijn tijdens activiteiten van Kleio te gebruiken voor haar eigen doeleinden.
  4. Leden van Kleio behouden ten alle tijden het recht om foto’s van zichzelf te laten verwijderen uit de database van Kleio. Het bestuur of de commissie is verantwoordelijk voor de verwijdering van de foto’s.

Verspreiding Statuten en Huishoudelijk Reglement

Artikel 25

  1. Het bestuur verstrekt de nieuwe leden de Statuten en het Huishoudelijk Reglement.
  2. Nieuwe leden worden geacht de Statuten en het Huishoudelijk Reglement te kennen.
  3. Het bestuur is verplicht leden die daarom vragen de Statuten en het Huishoudelijk Reglement te verstrekken.